Головна  →  Звітність  →  6 липня 2017

Результати аудиту ефективності та фінансового аудиту у комунальному підприємстві Київської міської ради «Київське міське бюро технічної інвентаризації» за 2015-2016 роки та І квартал 2017 року

Результати внутрішнього аудиту засвідчили наявність ряду гострих проблем щодо не виваженості менеджменту КП БТІ, як нового складу, яким, окрім фінансових порушень, протягом останніх шести місяців запроваджено такий охоронний режим доступу до приміщень підприємства, який дозволяє окремим працівникам безперешкодно та безконтрольно створювати умови для здійснення незаконної діяльності зовнішнім приватним суб’єктам, так і попереднього складу (колишнє керівництво), яким в попередні роки укладені економічно невигідні договори та проведені незаконні витрати, чим нанесено збиток підприємству.

Враховуючи фінансові порушення, встановлені в рамках проведення фінансового аудиту, та проблеми у виконанні процесів, виявлені в рамках аудиту ефективності, за результатами аудиту можна надати негативну оцінку рівню функціонування системи внутрішнього контролю КП БТІ.

Зокрема, встановлено фінансові порушення на загальну суму 11 418,0 тис. грн., з них незаконні витрати 1 580,8 тис. грн., недоотримано доходів підприємства 503,0 тис. грн. і бюджету м. Києва 150,9 тис. грн., та фінансові порушення, що не призвели до втрат – на загальну суму 9 183,3 тис. гривень.

Крім того, встановлено наявність неефективних операції з втратами в сумі 7,8 тис. грн. та з ризиком втрат на суму 243,2 тис. гривень.

По-перше, встановлено, що менеджментом КП БТІ протягом 2015-2017 років створені привілейовані умови для окремих контрагентів (ТОВ «БТІ Комплекс», ТОВ «Софтлайн ІТ»), в частині забезпечення безальтернативного вибору виконавців при відсутності конкурсних процедур, шляхом укладання договорів супроводження промислової експлуатації комплексної інформаційно-аналітичної системи КІАС КМБТІ (версія 7) на невигідних для КП БТІ фінансових умовах, без обґрунтування вартості послуг.

Враховуючи тотожність умов укладених договорів 2015, 2016 та 2017 років, абсолютну аналогічність видів та обсягів послуг при безпідставно та економічно необґрунтованому завищенню їх вартості в 2015 та 2016 роках на 19% та 42% порівняно з 2017 роком, КП БТІ здійснено зайві витрати в сумі 700,8 тис. грн., (у тому числі 530,4 тис. грн. в 2016 році та 170,4 тис. грн. в 2015 році), чим нанесено збиток підприємству.

По-друге, внаслідок відсутності технічного завдання, в жовтні та грудні 2016 року КП БТІ безпідставно поділено на окремі частини комплексне завдання щодо виконання комплексу робіт по встановленню охоронної системи доступу та укладено декілька договорів з виконавцем ТОВ «Центр економічного забезпечення та охоронного-детективної діяльності «Орлан» (далі – ТОВ «Орлан») на виконання однакових робіт.

Зокрема, 24.10.2016 укладено договір поставки, монтажу та пуско-налагоджувальних робіт №125/16 та сплачено кошти в сумі 175,2 тис. грн.без визначення завдання щодо технічних характеристик, складу, належної якості та конкретного розташування 14 точок доступу в приміщеннях КП БТІ, внаслідок чого вищезазначена фінансова операція, проведена з ризиками в частині не визначеності та незавершеності робіт.

Поряд з цим, внаслідок відсутності режиму суворого обліку магнітних карток доступу, встановлено їх фактичне використання в кількості 210 одиниць, яка в 2 рази (на 110 одиниць) перевищує кількість придбаних карток (100 одиниць), чим створено передумови здійснення несанкціонованого доступу в приміщення з використанням можливостей системи доступу, яка не введена в експлуатацію та протягом п’яти місяці використовується начебто «в тестовому режимі».

В грудні 2016 року укладано три договори №129/16 від 12.12.2016 №130/16 від 15.12.2016, № 131/16 від 21.12.2016 на предмет технічного обслуговування системи управління доступом, яка фактично до теперішнього часу не тільки не обслуговувалась, але фактично не введена в експлуатацію, внаслідок чого в грудні 2016 року проведено незаконні витрати в сумі 272,2 тис. гривень.

По-третє, під час зустрічної звірки в комунальному підприємстві «Автотранспортне підприємство виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)» встановлено безпідставне використання автотранспорту у святкові дні (8 березня, Різдво, Трійця та інші), у вихідні (субота, неділя) та в нічний час, внаслідок чого в 2015 та 2016 роках зайво використано кошти підприємства в сумі 237,9 тис. гривень.

Крім того, протягом 2015-2016 років КП БТІ проведено незаконні витрати на загальну суму 138,6 тис. грн. на технічне обслуговування та утримання автотранспорту по розрахунках з ФОП Овецький О.Г і філія ПАТ «УкрАвтоАвтоцентр на Столичному», які фактично не виконані та/або не підтверджені первинними документами.

По-четверте, за результатами контрольних обмірів, проведених залученими фахівцями КП «Київекспертиза», встановлено безпідставне завищення в листопаді-грудні 2016 та січні-березні 2017 року ремонтних робіт будівлі на вул. Трьохсвятительська, 4-в та безпідставного списання матеріалів в загальній сумі 202,3 тис. грн., (що складає 81% від перевірених робіт в сумі 236,8 тис. грн.), які фактично проводились не кваліфікованими фахівцями – фізичними особами, залученими без конкурсних процедур на підставі цивільно-правових угод, укладених колишнім в.о. начальника бюро Гавріковим Д.О.

Виконання вищезазначених ремонтних робіт проведено в порушення вимог п.п.5.2, 5.4, 7, 12 Охоронного договору від 19.02.2014 №3008, в частині незабезпечення КП БТІ охорони об’єкту культурної спадщини, внаслідок чого залученими фахівцями Управління охорони культурної спадщини Департаменту культури винесено постанову про накладання фінансових санкцій від 22.05.2017 №111-17 на суму 68,0 тис. гривень.

По-п’яте, встановлено, що в порушення вимог фінансового плану та норм чинного законодавства КП БТІ в 2016 році недоотримано інших операційних доходів в сумі 503,0 тис. грн. через наявність кредиторської заборгованості, яка не відповідає критеріям визнання, що ймовірно призвело до заниження відповідного прибутку КП БТІ та недоотримання бюджетом м. Києва частини прибутку (дивідендів) розрахунково в сумі 150,9 тис. гривень.

По-шосте, встановлено факт нанесення збитків підприємству в сумі 29,0 тис. грн. через оплату праці провідного юриста Ярового М.Г, яким з грудня 2016 по березень 2017 років не виконувались посадові обов’язки за посадою.

По-сьоме, внаслідок невиважених управлінських рішень в частині покладання тимчасової відповідальності за виконання обов’язків начальника бюро на заступника начальника з якості відділу технічної інвентаризації та контролю якості Гаврікова Д.О. при наявності посадових осіб керівного складу (чотирьох заступників начальника бюро та головного інженера), КП БТІ понесено зайві витрати щодо виплати додаткової доплати в сумі 7,8 тис. грн. до посадового окладу в сумі 5,9 тис. гривень.

По-восьме, всі закупівлі протягом 2015-2017 років на суму 8 693,1 тис. грн. проводились без застосування системи «PROZZORO» або іншого конкурсного механізму, чим порушені вимоги розпорядження Кабінету Міністрів України від 20.05.2015 №501-р «Про реалізацію пілотного проекту щодо процедури електронних закупівель товарів», рішення Київської ради від 23.07.2015 № 764/1628 «Про затвердження Положення про впровадження та експлуатацію в місті Києві пілотного проекту «Система електронних закупівель», окремого доручення Київського міського голови від 25.12.2015 №41167, «Порядку здійснення допорогових закупівель», затвердженого наказом ДП «Зовнішторгвидав України» від 13.04.2016 №35.

Слід зазначити, що в.о. начальником бюро Ященко Н.М. не виконано доручення ч.6 п.2 Протоколу засідання комісії по розгляду фінансово-господарської діяльності (балансової комісії) КП БТІ за результатами діяльності за 2016 рік від 03.03.2017 №11-30 в частині забезпечення контроль за витрачанням фінансових ресурсів КП БТІ із застосуванням системи публічних закупівель системи «PROZZORO».

По-дев'яте, встановлено, що дані фінансової звітності за 2016 рік (ф.ф.2,1) викривлені розрахунково на загальну суму 6 920,2 тис. грн. (абсолютна величина), внаслідок чого користувачам фінансової звітності надані недостовірні дані про результати фінансової діяльності КП БТІ, при цьому в.о. начальника КП БТІ Ященко Н.М. не виконані вимоги протокольного доручення Департаменту комунальної власності від 13.03.2017 №062-07/09-2491 щодо виправлення встановлених помилок.

Поряд з цим, в порушення вимог ст. 9 Закону України №996, П(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість» та П(С)БО 12 «Фінансові інвестиції» при відсутності підтверджуючих документів КП БТІ в 2016 році створено резерв сумнівних боргів в сумі 452,5 тис. грн. та обліковуються інші поточні фінансові інвестиції в сумі 29,7 тис. грн., внаслідок чого безпідставно збільшено витрати підприємства та завищено активи.

Результати аудиту ефективності засвідчили наявність ризиків в процесах надання послуг громаді м. Києва, допущених менеджментом КП БТІ через недосконалість (фактичну відсутність) системи внутрішнього контролю.

Враховуючи специфіку діяльності КП БТІ, в рамках виконання якої підприємством монопольно здійснювались всі операції з нерухомим майном м. Києва, починаючи з 1951 року аж до 2013 року, на даний час дане комунальне підприємство є власником унікальних архівів правових актів, інвентаризаційних справ та технічної документації.

Під час оцінки системи внутрішнього контролю КП БТІ щодо можливості зловживань у використанні відповідної інформації про нерухоме майно та інших ризиків, які негативно впливають на виконання функцій КП БТІ, можна надати негативні висновки.

По-перше, під час аудиту отримані витяги даних фіксацій режиму «допуску» (або спроби допуску) охоронної системи електронного забезпечення Tescar Trek Control 6.9, якою зафіксовані факти окремих подій щодо фіксування автоматичного допуску в вихідні і святкові дні та в неробочий час (вечірній та нічний час), а саме:

1. Наявність фактів доступу у вечірній-нічний час, у тому числі 10-12, 15, 16, 18, 19, 22-26 січня 2017 року; 8, 12, 13, 15, 17, 20-24, 27-28 лютого 2017 року; 1-2, 13, 15, 20-21, 24, 30 березня 2017 року.

2. Наявність фактів доступу у вихідні дні посадових осіб КП БТІ та нез’ясованих осіб, у тому числі 14-15 і 21-22 січня та 12 лютого 2017 року.

3. Наявність фактів доступу до приміщень КП БТІ нез’ясованих осіб у вечірній-нічний час, а саме:

- картка 2042101 - 11.01.2017, 16.01.2017, 23.02.2017, 28-27.02.2017 року;

- картка 2039130 – 24.02.2017, 01.03.2017 року;

- картка 2002482 – 16.01.2017, 21.03.2017 року;

- картка 5162771 – 14.01.2017, 20.02.2017, 23.02.2017 року.

Таким чином, за результатами аудиту виявлено, що окремі посадові особи КП БТІ, користуючись можливістю охоронної системи доступу, протягом січня-березня 2017 року систематично в неробочий час (у вихідні дні та у вечірній-нічний час) мали безперешкодний доступ до спеціальних приміщень КП БТІ, а також надавали можливість відповідного доступу стороннім нез’ясованим особам.

Тобто, охоронна система, призначена перешкоджати сторонньому доступу до КП БТІ, навпаки завуальовує факти неправомірного доступу до спеціальних приміщень та створює потенційні ризики безкарного несанкціонованого користування службовими матеріалами (документами) КП БТІ, що містить ризики пошкодження (псування) архівів та майна.

По-друге, під час аудиту зафіксовано факт проведення в КП БТІ незаконної приватної діяльності з оцінки нерухомості двома сторонніми особами, яким менеджментом КП БТІ безпідставно надано право користуватися приміщенням (кімната №38), майном КП БТІ та власною комп’ютерною технікою, а також без перешкод користуватися охоронною системою КП БТІ в частині необґрунтованого доступу до спеціальних приміщень, в яких встановлено режим обмеженого доступу.

Даний факт задокументовано 15.03.2017 комісією з представників аудиторської групи та КП БТІ і засвідчено фотофіксацією.

По-третє, замість незалежного та об’єктивного з’ясування причин встановлених фактів та притягнення до відповідальності винних осіб, в.о. начальником бюро Ященко Н.М. та першим заступником Сушком М.М., як головою інвентаризаційною комісії, навпаки зайнято неконструктивну позицію щодо викривлення даних з метою приховування відповідного факту, заперечень наявності проблеми, перекладання відповідальності, що створює ризик подальшого ігнорування висновків аудиту та невжиття рекомендованих заходів у майбутньому, а саме:

1. В систему документообігу «Мегаполіс» здійснено втручання для ретроспективної реєстрації (24.02.2017) новоствореного документу (15.03.2017) про нібито надання заступником начальника Гавріковим Д.О. власної комп’ютерної техніки на відповідальне збереження КП БТІ. Факт викривлення інформації підтверджено витягом з системи документообігу «Мегаполіс».

2. Введення 15.03.2017 в штатний розпис посади оцінювача, та прийняття з 16.05.2017 на посаду особу, (не з числа осіб, діяльність яких зафіксовано 15.03.2017), яка звільнена через 4 дня після прийняття. Враховуючи вакантність даної посади до теперішнього часу та короткостроковість працевлаштування на ній відповідного фахівця, вищезазначені управлінські рішенні оцінено як ситуаційні з метою завуалювати факт незаконної діяльності сторонніх осіб.

3. Надані пояснення відповідальними посадовими особами, які мають взаємно виключний зміст, чим засвідчено протиріччя у поясненнях менеджменту виявлених фактів, та неможливість вирішення проблем, пов’язаних з недоліками системи внутрішнього контролю, та забезпечити виконання дієвих заходів щодо усунення виявлених порушень та недопущення їх створення в майбутньому. Наприклад, в.о. начальника Ященко М.Н. надані пояснення, що їй не відомо хто встановлював, а потім зняв табличку «Оцінка» та т.п.

4. Неможливість отримання необхідних пояснень в зв’язку з фактичною відсутністю заступника бюро Гаврікова Д.О. через надання йому в.о. начальником бюро Ященко Н.М. творчої відпустки з 24.03.2017 по 07.04.2017, щорічної відпустки в період 13-23.04.2017, а також з тимчасовою непрацездатністю в зв’язку із хворобою в період 24-28.04.2017 і 03-05.05.2017, відсутністю з нез’ясованих причин в період 05-15.05.2017 та звільнення з 16.05.2017 за згодою сторін на підставі наказу від 15.05.2017 №158 відповідно до п.1 ст.36 КЗпП.

4. Надання до аудиту неякісної вибіркової інвентаризації, на підставі якої неможливо провести співставлення фактично наявних товарно-матеріальних цінностей з даними бухгалтерського обліку.

По-четверте, під час оцінки виконавської дисципліни та кадрової політики виявлені чисельні факти невиважених управлінських рішень, у тому числі

- при плануванні безпідставно зменшено в 2016 році в порівняно з 2015 роком планові показники відрахувань частини прибутку до м. Києва з 117,0 тис. грн., до 73,0 тис. грн, чим не дотримано вимоги рішення Київської міської ради від 19.07.2005 №821/3396 «Про затвердження диференційованих нормативів порядку нарахування та сплати відрахувань частки прибутку, яка підлягає зарахуванню до бюджету міста Києва підприємствами, організаціями та установами, що належать до комунальної власності міста Києва» (із змінами та доповненнями);

- спрямованість менеджменту КП БТІ до збільшення витрат підприємства пропорційно темпам зростання доходів, (наприклад, за рахунок створення резерву витрат майбутнього преміювання), замість забезпечення зростання показників прибутковості підприємства;

- штучно створені умови для безвідповідальності окремих керівників підрозділів, зокрема, в посадовій інструкції заступника головного бухгалтера взагалі не визначені будь-які обов’язки та відповідальність;

- необґрунтоване введення в структуру підприємства нового підрозділу - відділу економіки в кількості 4 штатних одиниць та призначення на посаду його керівника без визначення завдання, цілей та обов’язків, внаслідок чого відділ скорочено після п’яти місяців вакансій фахівців та відсутності результатів роботи.

Зазначені факти свідчать про неефективні та невиважені управлінські рішення колишнього та теперішнього керівництва КП БТІ, що призвело до нездорової атмосфери розбрату і ворожнечі в колективі та стало причиною оприлюднення через публічні джерела (інтернет видавництва, громадські організації тощо) інформації про господарську діяльність КП БТІ частково недостовірного та некоректного змісту, а також чисельні звернення зі скаргами до різних державних та правоохоронних органів.

З огляду на вищезазначені факти, можна стверджувати про фактичну відсутність в КП БТІ ефективної системи внутрішнього контролю щодо забезпечення захисту комунальної власності не тільки в частині майна, але в частині репутації в процесах реалізації наданих Київською міською радою повноважень на проведення статутних функцій комунального підприємства, що негативно впливає на імідж міської влади та підриває довіру громади м. Києва.

 

Рекомендації:

1. КП БТІ впровадити, а Департаменту комунальної власності м. Києва виконавчого органу Київської міської ради (КМДА) взяти на контроль впровадження наступних рекомендацій:

- провести службові розслідування щодо фактів фальсифікації документів, у тому числі в частині надання до аудиту неправдивої інформації про результат вибіркової інвентаризації, додатків до договорів та інше; незаконної діяльності приватних суб’єктів господарювання; доступу до приміщень підприємства сторонніх осіб та працівників в нічних і неробочий час;

- розробити регламент системи внутрішнього контролю із визначенням та описом постійних процесів, ідентифікацією та оцінкою ризиків, переліком контрольних заходів по запобіганню ризиків, моніторингом ефективності зазначених контрольних заходів та визначенням кола відповідальних за процеси осіб;

- удосконалити посадові інструкції начальників структурних підрозділів та їх заступників в частині чіткого визначення відповідальності за виконання конкретних процесів (наприклад, відповідальність керівників відділу бухгалтерського обліку та звітності за правильність складання фінансової та статистичної звітності, господарського відділу – за законність проведення ремонтних робіт; відділу автоматизованих систем управління та комп’ютерного забезпечення – за дієвість охоронної системи обліку доступу тощо);

- внести зміни в умови договорів щодо визначення критеріїв зобов’язань замовників та виконавців відповідно до термін позовної давності згідно з ст.257 Цивільного кодексу України;

- розробити Облікову політику підприємства в частині визначення принципів, методів і процедур, які повинні використовуватися КП БТІ для складання та подання фінансової звітності, а також конкретні та індивідуальні правила специфіки обліку в частині забезпечення взаємопов’язаності бухгалтерського обліку з процесами, які фіксуються системою «Мегаполіс», у тому числі щодо обліку розрахунків з фізичними (приватними ) особами;

- удосконалити можливості комплексної інформаційно-аналітичної системи КІАС КМБТІ (версія 7) в частині забезпечення її ресурсами:

- реєстрації процесів відмови звернень замовників із визначенням відповідних причини;

- перевірки даних бухгалтерського обліку щодо розрахунків з покупцями та замовниками;

- з метою не допущення у майбутньому втрат від невигідних для КП БТІ угод через узгодженість поведінки при виборі виконавців послуг (надавачів робіт) забезпечити проведення конкурсних процедур із визначенням оптимально мінімальної вартості;

- розробити та впровадити регламент підготовки договорів до підписання із визначенням консолідованої відповідальності всіх необхідних структурних підрозділів за якість та законність укладених договорів, у тому числі щодо наявності обґрунтованих розрахунків вартості (бухгалтерська або економічна служби), штрафні та інші санкції за не своєчасність або не повне виконання умов (юридична служба) та інше;

- забезпечити негайне виконання ч.4 п.2 протокольного доручення Департаменту комунальної власності від 03.03.2017 №11-30 в частині виконання завдання щодо оцифрування наявного на підприємстві архіву технічної та іншої документації в рамках виконання затвердженої Київрадою міської цільової програми «Управління об’єктами комунальної власності територіальної громади міста Києва на 2016-2018 роки», у тому числі щодо реалізації відповідного звернення з обґрунтованими розрахунками щодо внесення змін до рішення Київради «Про бюджет міста Києва на 2017 рік» в частині виділення необхідного обсягу бюджетних асигнувань;

- в подальших роках при складанні проекту річного фінансового плану обов’язково передбачати необхідність позитивної динаміки показників (у порівнянні із попередніми роками) та забезпечити виконання перспективного планування в частині проведення аналізів темпів розвитку підприємства за попередні роки для виявлення резервів, у тому числі щодо прибутковості підприємства та перерахування відповідної частини прибутку до бюджету м. Києва;

- ввести в експлуатації охоронну систему допуску;

- забезпечити в системі внутрішнього контролю процес щодо систематичної реєстрації в регістрах обліку (журнал тощо) щоденне фіксування дотримання (або порушення) встановленого регламенту;

- визначити в посадових інструкціях відповідального працівника відділу автоматизованих систем управління та комп’ютерного забезпечення за своєчасне реагування на факти несанкціонованого доступу в приміщення КП БТІ;

- з метою поліпшення ситуації та недопущення у майбутньому ризиків втрат в процесі використання співробітниками КП БТІ автотранспортних засобів рекомендується розробити та затвердити регламент з використання автотранспорту співробітниками КП БТІ, а саме:

- визначити відповідальних осіб за здійснення контролю за використанням автотранспорту та правом підпису в подорожніх листах;

- впровадити журнал обліку використання автотранспорту співробітниками, де передбачити час виїзду та час повернення автомобілю, кілометраж при виїзді та поверненні, пункт призначення та дані і підпис особи, яка користувалася автомобілем;

- затвердити денні ліміти пробігу;

- з метою недопущення випадків безпідставного списання матеріальних цінностей, списання матеріалів проводити тільки після їх фактичного використання, а матеріали для автотранспорту (експлуатаційнірідини, витратні та супутні матеріали) за наявністю дефектних актів, які підтверджують факт їх встановлення, заміни, а також виявлених несправностей, що не підлягають ремонту; списання паливно – мастильних матеріалів проводити тільки у відповідності до норм витрат палива і мастильних матеріалів затверджених наказом Мінтрансу від 10.02.1998 №43, із визначенням відповідних умов в обліковій політиці підприємства;

- забезпечити відшкодування нанесених підприємству збитків відповідно до вимог Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджених постановою КМУ від 22.11.1996 №116, та Методики оцінки майна, затвердженої КМУ від 10.12.2003 №1891;

- здійснити оптимізацію структури адміністрації КП БТІ (серед чотирьох заступників начальника бюро та головним інженером) для забезпечення ефективної системи управління, у тому числі в частині дієвої взаємозамінності, відповідальності та оптимального розподілу обов'язків;

- розглянути питання щодо притягнення винних осіб до відповідальності та проінформувати ДВФКА про впровадження рекомендацій в термін до 24.07.2017 року.

Перейти до спискуВерсiя для друку